แชร์ 9 Knowledge Management เครื่องมือจัดการความรู้สำหรับองค์กร
Mar 19, 2025
จากการเข้าสู่ยุคที่ธุรกิจต่างใช้ข้อมูลในการขับเคลื่อน ทำให้การบริหารจัดการความรู้ (Knowledge Management: KM) เป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถ รวบรวม จัดเก็บ และแบ่งปันองค์ความรู้ ได้อย่างเป็นระบบ ซึ่งช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้ง่าย ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน และเพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจทางธุรกิจ แต่การจัดการความรู้ให้มีประสิทธิภาพ ต้องอาศัยเครื่องมือที่เหมาะสม เพื่อช่วยให้การบริหารข้อมูลเป็นไปอย่างเป็นระบบและสะดวกยิ่งขึ้น
ในบทความนี้ เราจึงรวบรวม 9 เครื่องมือ Knowledge Management ที่ได้รับความนิยม และช่วยให้องค์กรบริหารจัดการความรู้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ มาแชร์ให้กับทุกคน
Knowledge Management คืออะไร
การจัดการความรู้ หรือ Knowledge Management หมายถึง กระบวนการบริหารจัดการองค์ความรู้ภายในองค์กร ทั้งในรูปแบบของข้อมูล ทักษะ และประสบการณ์ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดในการดำเนินงาน ด้วยระบบ KM ในองค์กรที่ดี พนักงานจะสามารถค้นหาและเข้าถึงข้อมูลสำคัญที่จำเป็นต่อการทำงานได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการเรียนรู้และพัฒนาทักษะได้อย่างก้าวกระโดด ยกระดับการตัดสินใจทางธุรกิจ เมื่อผู้บริหารสามารถเข้าถึงข้อมูลและองค์ความรู้ที่สำคัญได้อย่างครบถ้วน จะช่วยให้การตัดสินใจทางธุรกิจมีความแม่นยำและนำพาองค์กรไปสู่ความสำเร็จ
Knowledge Management มีกี่ประเภท
- Tacit Knowledge
Tacit Knowledge หรือ ความรู้ที่ฝังอยู่ในตัวบุคคล คือ ความรู้ที่ได้รับจากประสบการณ์และความชำนาญของแต่ละบุคคล ซึ่งไม่สามารถถ่ายทอดผ่านลายลักษณ์อักษรได้ง่าย ต้องอาศัยการสอนแบบตัวต่อตัว (Mentorship, On-the-job training) โดยมักอยู่ในรูปแบบของทักษะการคิดวิเคราะห์ สัญชาตญาณในการตัดสินใจ และประสบการณ์จากการทำงานจริง
ตัวอย่างของ Tacit Knowledge :
- ทักษะการเจรจาต่อรองของพนักงานขายที่มีประสบการณ์
- ความสามารถในการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าในการปฏิบัติงาน
- วิธีการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างลูกค้าและองค์กร
- Explicit Knowledge
Explicit Knowledge หรือ ความรู้ที่ชัดแจ้ง คือ ความรู้ที่สามารถบันทึกและเข้าถึงได้ง่ายในรูปแบบเอกสาร วิดีโอ หรือสื่อดิจิทัลต่าง ๆ โดยมักอยู่ในรูปแบบของ หนังสือ คู่มือ วิดีโอ หรือฐานข้อมูล ที่สามารถเข้าถึงได้จากบุคคลทั่วไปในองค์กร
ตัวอย่างของ Explicit Knowledge :
- รายงานการวิจัยและบทวิเคราะห์ทางธุรกิจ
- คู่มือการใช้งานผลิตภัณฑ์และบริการ
- ฐานข้อมูลความรู้ที่องค์กรใช้สำหรับพัฒนาบุคลากร
- Implicit Knowledge
Implicit Knowledge หรือ ความรู้โดยนัย คือ ความรู้ที่สามารถถ่ายทอดออกมาได้ แต่ยังไม่ได้ถูกจัดระเบียบให้เป็นเอกสารอย่างเป็นทางการ โดยความรู้นี้สามารถพัฒนาเป็น Explicit Knowledge ได้ ส่วนใหญ่มาจาก Tacit Knowledge ที่สามารถถ่ายทอดได้ผ่านการสังเกตหรือฝึกฝน
ตัวอย่างของ Implicit Knowledge:
- แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด (Best Practices) ในการทำงาน
- วิธีการใช้งานซอฟต์แวร์ที่ไม่ได้มีในคู่มือ แต่พนักงานเรียนรู้จากประสบการณ์
- เทคนิคการปรับแต่งโค้ดให้มีประสิทธิภาพสำหรับนักพัฒนา
ฟีเจอร์ที่ควรพิจารณาก่อนเลือกเครื่องมือ Knowledge Management
ในการเลือกเครื่องมือ Knowledge Management มาใช้ในองค์กร มีฟีเจอร์หลัก ๆ ที่ควรพิจารณา ได้แก่
- ระบบฐานข้อมูลที่แม่นยำ (Knowledge Bases): ช่วยให้สามารถเก็บรวบรวมและเข้าถึงข้อมูลได้อย่างเป็นระบบ ลดความซ้ำซ้อน และปรับปรุงการบริหารความรู้ในองค์กร
- ความสามารถในการจัดการเอกสาร (Document management): ช่วยให้พนักงานสามารถสร้าง แก้ไข และแชร์เอกสารได้สะดวก รวมถึงจัดการเวอร์ชันของเอกสารต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น
- ความสามารถในการทำงานร่วมกัน (Collaboration capabilities): ช่วยให้ทีมงานสามารถทำงานร่วมกัน แชร์ไอเดีย และแลกเปลี่ยนความรู้ได้แบบเรียลไทม์
- ฟังก์ชันการค้นหา (Search functionality): ช่วยให้สามารถค้นหาข้อมูลหรือเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
- ความปลอดภัย (Security): ต้องมีมาตรการรักษาความปลอดภัย เช่น การควบคุมการเข้าถึง (Access Control) และการเข้ารหัสข้อมูล เพื่อป้องกันข้อมูลสำคัญรั่วไหล
รวม 9 เครื่องมือ Knowledge Management ยอดนิยมสำหรับองค์กร
การเลือกเครื่องมือ Knowledge Management หรือ KM Tools ที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญในการช่วยจัดระเบียบและแบ่งปันความรู้ในองค์กร โดยเราได้รวบรวม 9 เครื่องมือยอดนิยม ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการความรู้มาไว้ให้แล้ว มาดูไปพร้อม ๆ กันเลยว่ามีอะไรบ้าง
1. SharePoint (Microsoft)
SharePoint (Microsoft) คือ เครื่องมือ Knowledge Management ที่ใช้ในการจัดการเอกสารและข้อมูลที่ได้รับความนิยมสูงจาก Microsoft องค์กรสามารถใช้ SharePoint เพื่อสร้างฐานความรู้ แบ่งปันไฟล์ และทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น มีฟีเจอร์การควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง (Access Control) รองรับการจัดเก็บเอกสารเวอร์ชัน (Version Control) ลดความผิดพลาดในการทำงาน และทำงานร่วมกับเครื่องมือ Microsoft อื่น ๆ ได้อย่างสะดวกสบาย
2. Document 360
Document 360 เป็นเครื่องมือ Knowledge Management ที่ช่วยสร้างฐานความรู้แบบ Self-Service ที่พนักงานและลูกค้าสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย รองรับ การสร้างบทความ คู่มือ และ FAQ มีระบบการจัดการเวอร์ชันเอกสารที่แม่นยำ ป้องกันความซ้ำซ้อนของข้อมูล ระบบค้นหาขั้นสูงช่วยให้เข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว อีกทั้งยังรองรับการทำงานแบบ Collaborative Editing ที่ผู้ใช้สามารถแก้ไขงานได้พร้อมกันในเวลาเดียวกัน
3. WordPress
WordPress เป็นแพลตฟอร์มสำหรับสร้างเว็บไซต์ที่สามารถนำมาปรับใช้เป็น Knowledge Base หรือ Intranet ได้ เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการสร้างศูนย์กลางข้อมูล ให้พนักงานเข้าถึงเอกสารและทรัพยากรต่าง ๆ ได้ง่าย สามารถปรับแต่งได้อย่างอิสระ มีปลั๊กอินช่วยเพิ่มความสามารถ เช่น ระบบจัดการเอกสาร รองรับ SEO ช่วยให้ค้นหาข้อมูลภายในองค์กรได้ง่ายขึ้น และใช้งานได้ง่ายแม้ไม่มีความรู้ด้านการเขียนโค้ด
4. Google Workspace
Google Workspace เครื่องมือ Knowledge Management จาก Google ที่ช่วยให้ทีมสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างคล่องตัว ประกอบไปด้วย Google Drive, Google Docs, Google Sites และ Google Sheets ซึ่งรองรับการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ มีระบบคลาวด์ช่วยให้เข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ และมีการเข้ารหัสข้อมูลเพื่อเพิ่มความปลอดภัยในองค์กร
5. Asana
Asana คือ แพลตฟอร์มบริหารโครงการที่สามารถใช้เป็นเครื่องมือ Knowledge Management ได้ โดยสามารถสร้าง Task และ Workflow เพื่อช่วยจัดระเบียบข้อมูล มีฟีเจอร์การติดตามงานและแบ่งปันแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด อีกทั้งยังใช้งานง่ายและรองรับการผสานรวมกับเครื่องมืออื่น ๆ เช่น Google Drive และ Slack เป็นต้น
6. Bloomfire
Bloomfire เป็นเครื่องมือ Knowledge Management ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้พนักงานสามารถค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการทำงานได้ง่ายขึ้น มีระบบ AI ที่ วิเคราะห์และแนะนำเนื้อหาที่เกี่ยวข้อง ลดเวลาในการค้นหาข้อมูล มีฟีเจอร์การแชร์ข้อมูลและถาม-ตอบที่ช่วยให้พนักงานเข้าถึงความรู้ได้ง่าย และรองรับการทำงานร่วมกันในทีมขนาดใหญ่
7. Notion
Notion เป็นแพลตฟอร์มที่ให้ความยืดหยุ่นสูงในการจัดการความรู้ สามารถใช้สร้างฐานข้อมูล Wiki, Note, Task Management และแชร์ข้อมูลภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ รองรับการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ และสามารถใช้งานได้ทั้งบนเว็บและมือถือ
8. Slack
แม้จะเป็นเครื่องมือสื่อสาร แต่ Slack สามารถใช้จัดเก็บและแชร์องค์ความรู้ได้อย่างดีผ่าน Channel และ Integration กับเครื่องมืออื่น ๆ เช่น Google Drive, Notion หรือ SharePoint ได้อีกด้วย และยังมี AI ที่ช่วยวิเคราะห์และแนะนำข้อมูลที่เกี่ยวข้องในการสนทนาอีกด้วย
9. Tableau
Tableau คือ แพลตฟอร์ม Knowledge Management ที่ใช้วิเคราะห์ข้อมูล ช่วยให้สามารถสร้าง Dashboard และ Data Visualization เพื่อแสดงข้อมูลเชิงลึก รองรับการผสานรวมกับฐานข้อมูลขนาดใหญ่ เช่น SQL, Google BigQuery และ Excel ทำให้ทีมสามารถเข้าถึงและวิเคราะห์ข้อมูลได้ง่ายขึ้น สามารถจัดการความรู้ได้อย่างเป็นระบบ ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกัน
ประโยชน์ของการใช้ Knowledge Management Tools
ช่วยจัดระเบียบข้อมูล: Knowledge Management Tools ช่วยให้การจัดระบบข้อมูลเป็นไปอย่างเป็นระเบียบและมีประสิทธิภาพ ทำให้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็ว อีกทั้งยังช่วยกำจัดความซ้ำซ้อนของข้อมูลอีกด้วย
เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: ด้วยการใช้ Knowledge Management Tools พนักงานสามารถค้นหาข้อมูลที่จำเป็นต่อการทำงานได้อย่างฉับไว ส่งผลให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพสูงขึ้น
ปรับปรุงการทำงานร่วมกัน: Knowledge Management Tools เอื้อให้เกิดการ Knowledge Sharing ในองค์กร ทำให้เกิดความร่วมมือและการประสานงานที่ดีขึ้น
ป้องกันการสูญเสียความรู้: การนำ Knowledge Management Tools มาใช้ ช่วยป้องกันการสูญหายขององค์ความรู้อันเนื่องมาจากการลาออกของพนักงาน ทำให้ความรู้ยังคงอยู่กับองค์กรแม้จะมีการเปลี่ยนแปลงบุคลากร
ช่วยให้ตัดสินใจได้เร็วขึ้น: ด้วยการมีข้อมูลที่ถูกต้องและทันสมัยตลอดเวลา ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ช่วยให้องค์กรคล่องตัวและปรับตัวได้ทันต่อการเปลี่ยนแปลง
ปรับปรุงการเรียนรู้และพัฒนาองค์กร: Knowledge Management Tools ช่วยกระตุ้นให้เกิดการเรียนรู้และพัฒนาทักษะของบุคลากรภายในองค์กรอย่างต่อเนื่อง นำไปสู่การเติบโตและพัฒนาองค์กรในระยะยาว
สรุป Knowledge Management
Knowledge Management คือ เครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถจัดเก็บและแบ่งปันองค์ความรู้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสม เช่น SharePoint, Google Workspace, Notion หรือ Tableau จะช่วยให้การบริหารจัดการความรู้เป็นไปอย่างราบรื่น และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรได้อย่างก้าวกระโดด ปรึกษา Data Wow ได้วันนี้ที่ sales@datawow.io หรือโทร 02-024-5560
ติดต่อเรา
ซอยสุขุมวิท 69 แขวงพระโขนงเหนือ เขตวัฒนา
กรุงเทพมหานคร 10110
ประเทศไทย
