Data Classification เคล็ดลับการวิเคราะห์และจัดระเบียบข้อมูล
Jan 23, 2025
ข้อมูลในองค์กรที่มีปริมาณมหาศาล หากไม่มีการจัดระเบียบข้อมูลอย่างเหมาะสมก็จะทำให้ข้อมูลเหล่านั้นกระจัดกระจาย นำไปใช้งานยาก และส่งผลกระทบด้านความปลอดภัย ซึ่งทำให้ข้อมูลเสี่ยงต่อการถูกโจรกรรม เนื่องจากไม่มีการจัดการที่เป็นระเบียบและรัดกุม การทำ Data Classification หรือการจำแนกข้อมูลเป็นหมวดหมู่ต่าง ๆ จึงเป็นหนึ่งในกลวิธีที่จะช่วยให้การดำเนินงานด้านข้อมูลมีความราบรื่นมากขึ้น และสามารถปฏิบัติตามกรอบข้อบังคับและกฎหมายต่าง ๆ ได้อย่างถูกต้อง
บทความนี้เราจะมาทำความรู้จักกันว่า "Data Classification" คืออะไร มีระดับการจำแนกและแบ่งหมวดหมู่อย่างไร เพื่อให้คุณสามารถนำไปปรับใช้ในองค์กรได้จริง
Data Classification คืออะไร
Data Classification คือ กระบวนการจัดระเบียบข้อมูลตามหมวดหมู่ที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้สามารถนำไปใช้ได้ง่ายขึ้น และป้องกันข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งกระบวนการ Data Classification จะช่วยให้องค์กรสามารถค้นหาและเรียกค้นข้อมูลได้ง่ายขึ้น สามารถการปฏิบัติตามข้อกำหนดต่าง ๆ และช่วยรักษาความปลอดภัยของข้อมูลจากภัยคุกคามทางไซเบอร์ที่อาจส่งผลต่อธุรกิจ
ระดับการจำแนกข้อมูล Data Classification
Data Classification เป็นการแท็กข้อมูล เพื่อให้สามารถค้นหาและติดตามได้ง่าย นอกจากนี้ยังช่วยลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล ซึ่งสามารถลดต้นทุนการจัดเก็บและสำรองข้อมูลได้อีกด้วย โดยองค์กรสามารถแบ่งระดับการจำแนกข้อมูลในกระบวนการ Data Classification ได้ดังตัวอย่างต่อไปนี้
1. Confidential Data
Confidential Data หรือข้อมูลที่เป็นความลับ เป็นข้อมูลข้อมูลที่ละเอียดอ่อน (Sensitive Data) ที่มีความสำคัญมากที่สุด เช่น ความลับทางการค้า ข้อมูลทางการเงิน ข้อมูลทางธุรกิจที่เป็นความลับ ข้อมูลระบุตัวตนส่วนบุคคล (Personal identifiable information: PII) ข้อมูลจัดหมวดหมู่โดยรัฐบาลหรือข้อมูลสุขภาพของผู้ป่วยที่ต้องมีข้อจำกัดทางกฎหมาย และจำเป็นต้องได้รับการจัดการด้วยความระมัดระวังสูงสุด เนื่องจากมีชื่อเสียง กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) รวมถึงผลกระทบด้านความมั่นคงของชาติหากตกไปอยู่ในมือของผู้ไม่หวังดี
2. Internal Use Only
Internal Use Only หรือข้อมูลสำหรับใช้ภายในเท่านั้น หมวดหมู่การจำแนกข้อมูลในกระบวนการ Data Classification นี้เป็นข้อมูลละเอียดอ่อนเช่นกัน แต่ไม่มีสำคัญเท่าข้อมูลที่เป็นความลับ เช่น ข้อมูลเงินเดือนของพนักงาน บันทึกภายใน และแผนการดำเนินงานต่าง ๆ เป็นต้น
3. Public Data
Public Data หรือข้อมูลสาธารณะ หมวดหมู่เป็นข้อมูลที่ไม่ละเอียดอ่อนและสามารถแบ่งปันสู่สาธารณะได้อย่างอิสระ เช่น ข่าวประชาสัมพันธ์ของบริษัท และเอกสารทางการตลาด เป็นต้น
4. Archived Data
Archived Data หรือข้อมูลที่เก็บถาวร หมวดหมู่นี้รวมถึงข้อมูลที่ไม่ได้ใช้อีกต่อไป แต่ยังจำเป็นต้องเก็บรักษาไว้ด้วยเหตุผลทางกฎหมาย ข้อบังคับ หรือเป็นข้อมูลสำคัญในอดีต เช่น รายงานทางการเงินและข้อมูลบุคลากรเก่า เป็นต้น
ทำไม Data Classification จึงมีความสำคัญ
กระบวนการ Data Classification ได้รับการปรับปรุงและพัฒนาอยู่เสมอ ในปัจจุบัน เทคโนโลยีนี้ถูกนำมาใช้เพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันออกไป ซึ่งมักจะช่วยในด้านความปลอดภัยของข้อมูล รวมถึงอำนวยความสะดวกในการเข้าถึง การรักษาข้อปฏิบัติตามกฎระเบียบต่าง ๆ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ และในบางกรณี Data Classification ก็มีความเกี่ยวข้องกับข้อกำหนดตามกฎหมาย เนื่องจากข้อมูลจะต้องสามารถค้นหาและเรียกคืนได้ภายในกรอบเวลาที่กำหนด เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ด้านความปลอดภัยของข้อมูล
Data Classification จึงเป็นกลวิธีที่มีประโยชน์ ซึ่งเอื้อต่อการดำเนินงานด้านความปลอดภัยของข้อมูลได้อย่างเหมาะสม โดยพิจารณาจากประเภทของข้อมูลที่ถูกรวมรวม ส่ง หรือคัดลอก
ตัวอย่าง Data Classification ในธุรกิจ
ในการทำธุรกิจมีข้อมูลมากมายที่องค์กรต้องทำการจัดระเบียบ เพื่อให้ง่ายต่อการใช้งานและรักษาความปลอดภัยของข้อมูลให้ไม่รั่วไหลออกไปสู่ภายนอกและสร้างผลกระทบที่ร้ายแรงต่อองค์กร โดยตัวอย่างข้อมูลที่สามารถนำมาจำแนกข้อมูลตามกระบวนการ Data Classification มีดังนี้
- ข้อมูลทางการเงิน : ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมทางการเงินและบัญชี เช่น หมายเลขบัตรเครดิต หมายเลขบัญชีธนาคาร และข้อมูลการลงทุน
- ข้อมูลระบุตัวตนส่วนบุคคล (PII) : ในส่วนนี้รวมถึงข้อมูลที่สามารถใช้เพื่อระบุตัวบุคคล เช่น ชื่อเต็ม รหัสประจำตัวประชาชน หมายเลขประกันสังคม หมายเลขใบขับขี่ หรือหมายเลขหนังสือเดินทาง
- ข้อมูลสุขภาพ : ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสถานะสุขภาพและประวัติทางการแพทย์ของบุคคล เช่น การวินิจฉัย แผนการรักษา และข้อมูลการสั่งยา
- ข้อมูลธุรกิจที่เป็นความลับ : เกี่ยวข้องกับข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์ซึ่งทำให้บริษัทมีความได้เปรียบทางการแข่งขัน เช่น ความลับทางการค้า แผนธุรกิจ และการวิจัยตลาด
- ข้อมูลพนักงาน : ในส่วนนี้รวมไปถึงข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน เช่น ข้อมูลเงินเดือน การประเมินผลการปฏิบัติงาน และบันทึกทางวินัย
- ข้อมูลรัฐบาล : ข้อมูลของรัฐบาลถูกจัดประเภทหรือจำกัดโดยหน่วยงานของรัฐ เช่น ข้อมูลความมั่นคงแห่งชาติ บันทึกการบังคับใช้กฎหมาย และข้อมูลทางทหารที่เป็นความลับ
Data Classification กับกฎหมาย PDPA
เมื่อพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (Personal Data Protection Act : PDPA) มีผลบังคับใช้ Data Classification จึงมีความจำเป็นมากขึ้นสำหรับองค์กรที่มีการจัดเก็บ ถ่ายโอน หรือประมวลผลข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคล องค์กรเหล่านี้ต้องจัดประเภทข้อมูลตามมาตรฐาน PDPA เพื่อใช้มาตรการป้องกันด้านความปลอดภัยได้อย่างเหมาะสม ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงของปัญหาที่อาจเกิดขึ้นจากการปฏิบัติตามกฎระเบียบได้อย่างมาก
อัปเดตกฎหมาย PDPA ในปัจจุบัน : กฎหมาย PDPA: มีการเปลี่ยนแปลงอะไรที่องค์กรต้องปรับตัวบ้าง?
สรุป Data Classification
เริ่มต้นรักษาความปลอดภัยของข้อมูล พร้อมใช้งานข้อมูลเพื่อขับเคลื่อนองค์กรได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ด้วย บริการ Data Labeling จาก Data Wow ที่ช่วยให้คุณสามารถการจำแนกข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพิ่มความเป็นระเบียบในการจัดเก็บข้อมูล พร้อม PDPA Services ที่ให้บริการโดยทีมนักกฎหมายผู้เชี่ยวชาญ ช่วยให้คำปรึกษา จัดการ และตรวจสอบข้อมูลให้เป็นไปตาม พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล นอกจากนี้ เรายังมีคอร์สจัดอบรมเรื่อง PDPA ให้กับบุคลากรภายในองค์กร เพื่อสร้างความตระหนักรู้ภายใต้กฎหมาย PDPA และปฏิบัติตนได้อย่างถูกต้อง
ปรึกษา Data Wow ได้ที่ sales@datawow.io หรือโทร 02-024-5560
ติดต่อเรา
ซอยสุขุมวิท 69 แขวงพระโขนงเหนือ เขตวัฒนา
กรุงเทพมหานคร 10110
ประเทศไทย
